Definisi public relation

Definisi public relation adalah usaha yang direncanakan secara terus-menerus dengan sengaja, guna membangun dan mempertahankan pengertian timbal balik antara organisasi dan masyarakatnya. Pendapat ini menunjukkan bahwa public relation dianggap sebuah proses atau aktivitas yang bertujuan untuk menjalin komunikasi antara organisasi dan pihak luar organisasi (Coulsin-Thomas, 2002).
Pengertian public relation adalah: Interaksi dan menciptakan opini publik sebagai input yang menguntungkan untuk kedua belah pihak, dan merupakan profesi yang profesional dalam bidangnya karena merupakan faktor yang sangat penting dalam pencapaian tujuan organisasi dengan secara tepat dan dengan secara terus menerus karenapublic relation merupakan kelangsungan hidup organisasi yang bersangkutan (Maria, 2002, p.7).
Hal ini didukung oleh pendapat Alma yang mengatakan bahwa “public relation adalah kegiatan komunikasi yang dimaksudkan untuk membangun citra yang baik terhadap perusahaan” (2002, p.145). Sedangkan Marston mengatakan “public relation adalah suatu perencanaan dengan menggunakan komunikasi persuasif untuk mempengaruhi persepsi masyarakat” (1999, p.1). Scholz (1999,p.2) mengatakan bahwa “public relation adalah suatu perencanaan yang mendorong untuk mempengaruhi persepsi masyarakat melalui pelaksanaan tanggung jawab sosial berdasarkan suatu komunikasi timbal balik untuk mencapai keuntungan pada kedua belah pihak”.
Pengertian public relation secara umum dan khusus sebagai berikut:
1. Pengertian Umum
Public relation adalah proses interaksi dimana public relation menciptakan opini publik sebagai input yang menguntungkan kedua belah pihak, dan menanamkan pengertian, menumbuhkan motivasi dan partisipasi publik, bertujuan menanamkan keinginan baik, kepercayaan saling adanya pengertian, dan citra yang baik dari publiknya. Crystallizing
Public Opinion menyebutkan bahwa public relation adalah profesi yang mengurusi hubungan antara suatu perusahaan dan publiknya yang menentukan hidup perusahaan itu (Widjaja,2001).
2. Pengertian Khusus
Public relation adalah fungsi khusus manajemen yang membantu membangun dan memelihara komunikasi bersama, pengertian, dukungan, dan kerjasama antara organisasi dan publik, melibatkan masalah manajemen, membantu manajemen untuk mengetahui dan merespon opini publik, menjelaskan dan menekankan tanggung jawab manajemen untuk melayani minat publik, membantu manajemen untuk tetap mengikuti dan memanfaatkan perubahan secara efektif, berguna sebagai sistem peringatan awal untuk membantu mengantisipasi tren, dan menggunakan penelitian dan teknik suara yang layak dalam komunikasi sebagai alat utama (Maria, 2002). Dalam buku dasar-dasarpublic relation (Wilcox dan Cameron,2006,p.5) juga mengatakan bahwa “public relations is a management function, of a continuing and planned character, through which public and private organizations and institutions seek to win and retain the understanding, sympathy, and support of those with whom there are or maybe concerned by evaluating public opinion about themselves, in order to correlate, as far as possible their own policies and procedures, to achieve by planned and widespread information more productive corporation and more efficient fulfillment of their common interests”. yang kurang lebih memiliki arti public relations merupakan fungsi manajemen dari sikap budi yang direncanakan dan dijalankan secara berkesinambungan oleh organisasi atau lembaga umum dan swastauntuk memperoleh dan membina saling pengertian, simpati dan dukungan dari mereka yang mempunyai hubungan atau kaitan, dengan cara mengevaluasi opini publik mengenai organisasi atau lembaga tersebut, dalam rangka mencapai kerjasama yang lebih produktif, danuntuk memenuhi kepentingan bersama yang lebih efisien, dengan kegiatan penerangan yang terencana dan tersebar luas.

Tujuan Public Relation
Tujuan utama dari public relation adalah mempengaruhi perilaku orang secara individu maupun kelompok saat saling berhubungan, melalui dialog dengan semua golongan, dimana persepsi, sikap dan opininya penting terhadap suatu kesuksesan sebuah perusahaan (Davis, 2003).

Menurut Rosady Ruslan (2001, p.246) tujuan public relation adalah sebagai berikut:
a. Menumbuhkembangkan citra perusahaan yang positif untuk publik eksternal atau masyarakat dan konsumen.
b. Mendorong tercapainya saling pengertian antara publik sasaran dengan perusahaan.
c. Mengembangkan sinergi fungsi pemasaran dengan public relation.
d. Efektif dalam membangun pengenalan merek dan pengetahuan merek.
e. Mendukung bauran pemasaran.

Jefkins (2003, p.54) mendefinisikan dari sekian banyak hal yang bisa dijadikan tujuan public relation sebuah perusahaan, beberapa diantaranya yang pokok adalah sebagai berikut:

a. Untuk mengubah citra umum di mata masyarakat sehubungan dengan adanya kegiatan-kegiatan baru yang dilakukan oleh perusahaan.

b. Untuk meningkatkan bobot kualitas para calon pegawai.

c. Untuk menyebarluaskan suatu cerita sukses yang telah dicapai oleh perusahaan kepada masyarakat dalam rangka mendapatkan pengakuan.

d. Untuk memperkenalkan perusahaan kepada masyarakat luas, serta membuka pangsa pasar baru.

e. Untuk mempersiapkan dan mengkondisikan masyarakat bursa saham atas rencana perusahaan untuk menerbitkan saham baru atau saham tambahan.

f. Untuk memperbaiki hubungan antar perusahaan itu dengan masyarakatnya, sehubungan dengan telah terjadinya suatu peristiwa yang mengakibatkan kecaman, kesangsian, atau salah paham di kalangan masyarakat terhadap niat baik perusahaan.

g. Untuk mendidik konsumen agar mereka lebih efektif dan mengerti dalam memanfaatkan produk-produk perusahaan.

h. Untuk meyakinkan masyarakat bahwa perusahaan mampu bertahan atau bangkit kembali setelah terjadinya suatu krisis.

i. Untuk meningkatkan kemampuan dan ketahanan perusahaan dalam menghadapi resiko pengambilalihan oleh pihak lain.

j. Untuk menciptakan identitas perusahaan yang baru.

k. Untuk menyebarluaskan informasi mengenai aktivitas dan partisipasi para pimpinan perusahaan organisasi dalam kehidupan sosial sehari-hari.

l. Untuk mendukung keterlibatan suatu perusahaan sebagai sponsor dari suatu acara.

m. Untuk memastikan bahwa para politisi benar-benar memahami kegiatan-kegiatan atau produk perusahaan yang positif, agar perusahaan yang bersangkutan terhindar dari peraturan, undang-undang, dan kebijakan pemerintah yang merugikan.

n. Untuk menyebarluaskan kegiatan-kegiatan riset yang telah dilakukan perusahaan, agar masyarakat luas mengetahui betapa perusahaan itu mengutamakan kualitas dalam berbagai hal.

Secara keseluruhan tujuan dari public relation adalah untuk menciptakan citra baik perusahaan sehingga dapat menghasilkan kesetiaan publik terhadap produk yang ditawarkan oleh perusahaan (Mulyana, 2007). Selain itupublic relation bertujuan untuk menciptakan, membina dan memelihara sikap budi yang menyenangkan bagi lembaga atau organisasi di satu pihak dan dengan publik di lain pihak dengan komunikasi yang harmonis dan timbal balik (Maria, 2002).

Fungsi Public Relation
Menurut Maria (2002, p.31), “public relation merupakan satu bagian dari satu nafas yang sama dalam organisasi tersebut, dan harus memberi identitas organisasinya dengan tepat dan benar serta mampu mengkomunikasikannya sehingga publik menaruh kepercayaan dan mempunyai pengertian yang jelas dan benar terhadap organisasi tersebut”. Hal ini sekedar memberikan gambaran tentang fungsi publicrelation yaitu:
1. Kegiatan yang bertujuan memperoleh itikad baik, kepercayaan, saling adanya pengertian dan citra yang baik dari publik atau masyarakat pada umumnya.

2. Memiliki sasaran untuk menciptakan opini publik yang bisa diterima dan menguntungkan semua pihak.

3. Unsur penting dalam manajemen guna mencapai tujuan yang spesifik, sesuai harapan publik, tetapi merupakan kekhasan organisasi atau perusahaan. Sangat penting bagaimana organisasi memiliki warna, budaya, citra, suasana, yang kondusif dan menyenangkan, kinerja meningkat, dan produktivitas bisa dicapai secara optimal.

4. Usaha menciptakan hubungan yang harmonis antara organisasi atau perusahaan dengan publiknya, sekaligus menciptakan opini publik sebagai efeknya, yang sangat berguna sebagai input bagi organisasi atau perusahaan yang bersangkutan.

Dapat disimpulkan bahwa public relation lebih berorientasi kepada pihak perusahaan untuk membangun citra positif perusahaan, dan hasil yang lebih baik dari sebelumnya karena mendapatkan opini dan kritik dari konsumen. Tetapi jika fungsi public relation yang dilaksanakan dengan baik benar-benar merupakan alat yang ampuh untuk memperbaiki, mengembangkan peraturan, budaya organisasi, atau perusahaan, dan suasana kerja yang kondusif, serta peka terhadap karyawan, maka diperlukan pendekatan khusus dan motivasi
dalam meningkatkan kinerjanya. Dengan singkat dapat dikatakan bahwa fungsi public relation adalah memelihara, mengembangtumbuhkan, mempertahankan adanya komunikasi timbal balik yang diperlukan dalam menangani, mengatasi masalah yang muncul, atau meminimalkan munculnya masalah (Black, 2002).

Teknik Negosiasi

Sebenarnya negosiasi sering kita temukan dalam kehidupan sehari-hari. Negosiasi dapat diartikan sebagai proses tawar-menawar untuk meloloskan keinginan kita untuk mencapai kesepakatan. Dari pengertian itu bisa dilihat ada beberapa komponen yaitu :

• ada 2 pihak yang melakukan negosiasi, apakah itu perorangan, tim, atau mewakili lembaganya.
• terjadi proses tawar menawar
• tujuan

Beberapa contoh sederhana negosiasi antara lain :

• di tawar menawar harga di pasar biasanya yang wanita sering melakukannya
• melobi dosen ketika telat masuk kuliah.
• lobby dalam sebuah forum, dll

Beberapa pertimbangan dalam melakukan negosiasi.

1. Persiapan, hal ini wajib dilakukan, misalnya memahami apa tujuan yang kita ingin capai, apa alternatif jika terjadi A, B dan C.2. Mengetahui lawan negosiasi, sehingga kita mengetahui cara menberikan strategi dalam negosiasi. Ketika mengajukan proposal ke perusahaan tanpa membaca proposal dulu, tentunya kita akan semakin dijatuhkan oleh perusahaan itu. Termasuk persiapan penampilan.
2. sering2 bertanya untuk mengeksplor keinginan dari lawan kita, dengan demikian kita memiliki siasat yang jitu untuk memenuhi keinginan kita. semisal : “Bapak sendiri melihat mahasiswa keinginannya seperti apa?”, dengan jawaban yang diberikan kita bisa memberikan timpalan, “yah, mahasiswa seperti itu juga yang kita inginkan mengapa kami mengadakan kegiatan ini”
3. Memberikan tawaran yang maksimal atau minimal mungkin, misalnya sebagai pembeli, harus menawar harga serendah-rendahnya, dan jika sebagai penjual, menjual dengan harga yang setinggi-tingginya.
4. Menggunakan kekuatan yang ada, misalnya dalam hal melobi pihak rektorat untuk tetap mengadakan pengkaderan di kampus “di belakang kami ada 15.ooo mahasiswa yang mendukung kami tetap melaksanakan pengkaderan ini”.
5. Menyakinkan sebaiknya menggunakan angka seperti yang saya sebutkan di contoh di point sebelumnya agar lebih menyakinkan.
6. Menggunakan identitas yang bisa membuat lawan bicara kita menjadi takluk, semisal “Kami adalah mahasiswa UNAIR salah satu kampus terbaik di Indonesia”
7. Selalu mempunyai ide2 tawaran semisal ke perusahaan minta sponsor, jangan selalu mintanya uang, tapi kan bisa berupa barang, mechandise, media publikasi, atau pun komunikasi.
8. Selalu bersahabat, jadi akan menuju suatu pencapaian keputusan yang mudah. Jika sama-sama ngotot yang masing-masing akan tidak mendapatkan hasil dari negosiasi.

Hal yang perlu disadari dalam bernegosiasi adalah kejujuran karena memiliki peran penting dalam keberlangsungan kerjasama negosiasi itu. Memang negosiasi itu bisa saja berarah ke hal yang positif atau malah menjadi negatif, misalnya menggunakan ancaman setelah tidak dapat mendapatkan keputusan yang diinginkan. Semisal “Jikalau kamu tidak mau menikahi saya, saya bunuh diri saja”, hahaha itu negosiasi yang sudah menggunakan ancaman segala.
Ada lagi tempat negosiasi, kalau perusahaan-perusahaan besar biasanya tempat-tempat eksklusif menjadi tempat yang baik untuk negosiasi seperti di lapangan golf atau di hotel. Tergantung lagi seberapa tingkat kepentingan dari negosiasi yang kita ajukan.

Tahapan-tahapan dalam bernegosiasi
1. Perkenalan dan basa-basi lainnya, semisal apa kabar? gimana hari ini? perusahaannya makin mantap saja.
2. Menyampaikan keinginan
3. tawar-menawar
4. mencapai keputusan
5. Deal

Dan hasil dari negosiasi bisa berupa kemenangan di kedua belah pihak, ada yang untung dan ada yang rugi, atau rugi kedua pihak malah, atau negosiasi itu tidak memberikan hasil apapun.

Dari tanya jawab dan diskusi beberapa hal yang kita ketahui :

1. kadang negosiasi tidak bisa didapatkan dalam pertemuan sekali saja, jadi tetap berusaha untuk mendapatkan keinginan kita di pertemuan selanjutnya
2. jangan hanya terhenti dalam proses pertama tawar menawar
3. memberikan kompensasi yang adil, jangan berat sebelah.

Menjadi negosiator yang baik dan terampil memang dibutuhkan keterampilan dan pengalaman, sehingga kuncinya adalah sering berlatih. Dan sekali lagi semua itu hanya teori-teori belaka tanpa mempraktekkannya percuma hanya sia-sia.

Meningkatkan Power Negosiasi

Dalam kehidupan sehari-hari, anda mungkin seringkali terjebak dalam situasi dimana anda harus bermusyawarah atau berunding dengan orang lain, dalam posisi yang lemah.
Misalnya, berunding dengan bos, atasan, orang tua, dosen pembimbing, atau dengan siapapun. Jika dalam situasi demikian, apa yang anda rasakan? Grogi, powerless, gugup, gagap atau “kalah sebelum bertanding”?
Lalu, jika anda menghadapi kondisi seperti itu, apa yang seharusnya anda lakukan?
Interaksi sosial dan juga negosiasi tidak selalu berjalan secara seimbang. Ada aktor yang lebih kuat. Ada aktor yang lebih lemah. Kalau kita dalam posisi menjadi aktor yang lebih kuat, tentu tidak masalah. Namun, bagaimana kalau posisi kita lebih “lemah?” Bagaimana cara menambah dan mengoptimalkan POWER yang kita miliki?
Kekuatan (power) merupakan salah satu dari tiga dimensi penting yang harus dikuasai oleh negosiator sukses. Kebanyakan negosiator pemula selalu menganggap bahwa kekuatan itu tidak bisa dikembangkan. Atau hanya berasal dari sumber sumber terbatas. Kalau kita sudah mendefinisikan diri kita menjadi semut dan lawan kita menjadi gajah maka biasanya otomatis kita akan berpikir sebagai si kecil melawan si raksasa. Nasib tidak bisa diubah.
Kita tidak pernah bisa membayangkan, seperti yang terjadi dalam film fiksi, kalau semutpun dengan rekayasa genetika tertentu bisa berubah menjadi raksasa semut. Makhluk semut alien dari angkasa luar yang siap mengobrak-abrik bumi.
Itulah poin saya. Negosiator harus secara kreatif mencari sumber sumber kekutan sebanyak mungkin sehingga ia bisa berubah menjadi semut raksasa ketika harus melawan gajah. Dengan menguasai sumber sumber kekuatan itu maka setiap negosiator bisa meningkatkan leverage-nya bahkan dalam masa masa negosiasi yang sulit sekalipun. Dari mana sumber sumber kekuatan itu berasal?
Ada banyak sumber kekuatan yang bisa diekplorasi dan dieksploitasi. Misalnya:

1. Kekuatan legitimasi.
Saya pernah melihat adegan dalam serial candid camera. Seorang pria memasuki ruang tunggu praktek dokter. Ia memandang sekeliling dan terheran heran: semua orang yang ada di ruang tunggu praktek dokter tersebut hanya mengenakan pakaian dalam. Ada yang sedang minum kopi, membaca majalah, mengobrol dan lainlain, semuanya hanya mengenakan pakaian dalam. Awalnya pria tersebut kaget tetapi kemudian ia memutuskan bahwa semua calon pasien disini memang hanya harus mengenakan pakaian dalam saja. Dua puluh detik kemudian, ia menanggalkan pakaiannya dan duduk disitu hanya mengenakan pakaian dalam saja.
Di sebuah adegan candid camera yang lain seorang wanita menunggu lift, tak lama kemudian liftpun datang dan pintunya terbuka. Saat melongok ke dalam wanita itu melihat bahwa semua orang berdiri menghadap bagian belakang lift. Jadi iapun melangkah masuk dan ikut menghadap belakang seperti yang lain.
Itulah kekuatan legitimasi. Mengapa si pria memutuskan hanya mengenakan pakaian dalam dan si wanita memutuskan untuk menghadap ke belakang? Karena dua-duanya menganggap bahwa perilaku itu adalah legitimate (karena dilakukan oleh sebagian besar masyarakat) dan tidak mau mempertanyakan legitimasi itu, meskipun tindakan tersebut tidak masuk akal.
Seberapapun cemerlang sebuah gagasan, seringkali tidak bisa diterima oleh pihak lain, bukan karena gagasan itu buruk atau tidak masuk akal. Menurut riset, sebagian besar dari penolakan datang dari mempertanyakan lejitimasi gagasan tersebut.
Misalnya, dalam sebuah negosiasi anda mengusulkan merger diantara dua unit dalam sebuah perusahaan yang selama ini terpisah. Alasannya sangat logis: Dengan merger itu perusahaan bisa lebih efisien, lebih profitable dan koordinasi bisa lebih lancar. Tetapi saya hampir yakin bahwa gagasan itu akan ditolak oleh banyak pihak karena alasan kepentingan (vested interest). Karena ada yang dirugikan dalam proses itu.
Jika demikian maka penolakan itu sering muncul dalam bentuk argumen lejitimasi, misalnya mempertanyakan dasar hukumnya, mempertanyakan presedennya, mempertanyakan kelayakan secara kultural dan lain sebaginya.
Oleh karena itu penting bagi seorang negosiator untuk mengetahui detil dari bentuk bentuk lejitimasi yang bisa digunakan untuk mempersenjatai gagasan gagasannya. Dalam konteks ini seorang negosiator bisa memperoleh kekuatan dengan dua cara. Pertama, menggunakan legitimasi yang telah ada atau kedua mempertanyakan legitimasi yang ada.

2. Kekuatan moralitas.
Sumber kekuatan yang klain yang bisa didapatkan seorang negosiator adalah standar moralitas dalm masyarakat. Kita semua hidap di dalam standar moralitas tertentu, yang meskipun memiliki detil berbeda beda, tetapi pada umumnya memiliki standar umum moralitas yang sama.
Misalnya, seorang terdakwa yang duduk di depan hakim atau juri seringkali mengungkapkan pembelaan sebagai berikut. “Juri yang terhormat saya tidak peduli lagi berapa lama saya dihukum. Tetapi, mohon diingat bahwa saya memiliki tiga orang anak kecil di rumah dan istri yang tidak bekerja. Apapun hukuman yang saya terima akan berarti juga menghukum keluarga saya yang tidak bersalah tersebut. Mohon juri yang terhormat mempertimbangkan keputusan yang seadil adilnya bagi keluarga saya yang tidak berdosa tersebut.”
Itulah contoh dari kekuatan moralitas. Seorang negosiator bisa saja meminta lawannya untuk menyepakati kesepakatan kesepakatan yang bersifat adil, meskipun secara materi kesepakatan tersebut lebih menguntungkan perusahaan yang kecil daripada perusahaan yang besar. Apalagi dalam kondisi dimana perundingan tersebut di dalam coverage media masa, maka setiap negosiator harus mempertimbangkan aspek moralitas tersebut sebagai bagian dari reputasi perusahaan.

3. Kekuatan Keahlian.
Salah satu sumber kekuatan yang bisa didapatkan oleh negosiator adalah kekuatan yang berasal dari ilmu pengetahuan. Dalam situasi negosiasi yang sangat kompleks, dimana agendanya beragam dan tumpang tindih dan pihak yang terlibat jumlah nya banyak, maka ketakutan terhadap ketidakpastian akan sangat tinggi.
Dalam situasi demikian penolakan terhadap kesepakatan bisa terjadi karena pihak pihak yang berunding tidak begitu yakin dengan hasil yang akan diraih. Ini biasanya terjadi dalam negosiasi antara perusahaan dengan masyarakat sekitar dalam isu corporate social responsibility. Atau juga bisa terjadi dalam perselisihan antara perusahaan dengan buruh.
Jika ketakutan terhadap ketidakpastian cukup tinggi yang diperlukan adalah roadmap yang bisa meyakinkan pihak pihak yang bisa berunding bahwa kesepakatan yang akan mereka pilih adalah on the right track menuju tujuan bersama. Disitulah peran knowledge dan keahlian diperlukan untuk memberikan roadmap yang jelas terhadap suatu proposal kesepakatan.
Artinya untuk menjadi negosiator yang kuat, si negosiator tersebut harus memiliki knowledge dan keahlian yang bisa meyakinkan orang lain. Kalau tidak, negosiatior juga harus meminta bantuan pihak ketiga yang dianggap independen dan memiliki legitimasi keilmuan dalam bidang tersebut.

4. Kekuatan Mengetahui Kebutuhan Orang lain.
Dalam semua negosiasi ada dua hal yang dirundingkan. Pertama, permintaan atau isu spesifik yang dinyatakan secara terbuka oleh para pihak terkait. Kedua, kebutuhan riil yang dimiliki oleh masing masing pihak yang biasanya tidak dinyatakan secara eksplisit.
Dalam negosiasi berlaku hukum “listen what they did not say.“ Seorang negosiator yang cerdas dan kuat adalah negosiator yang bisa mendengarkan apa yang tidak dikatakan oleh lawannya. Negosiator yang baik adalah negosiator yang bisa memahami kebutuhan riil lawannya.
Banyak negosiasi berakhir dengan kegagalan karena para negosiator hanya terfokus pada memenangkan perang kata kata, bukannya merundingkan kepentingan dan kebutuhan riil dari semua pihak.
Apabila seorang negosiator bisa mengetahui variasi kebutuhan yang dimiliki oleh lawannya (misalnya, dengan menggunakan piramida hirarki kebutuhannya Maslow), maka dia memiliki peluang untuk melakukan barter satu kebutuhan dengan kebutuhan yang lain.

5. Kekuatan Identifikasi.
Pernahkah anda tetap setia untuk membeli barang barang kebutuhan anda pada sebuah toko tertentu padahal anda tahu bahwa harga di toko tersebut sebenarnya sedikit lebih mahal dibandingkan toko lainnya? Saya yakin sebagian besar anda pernah mengalaminya. Kalaupun anda tidak pernah mengalaminya, saya yakin bahwa anda sering melihat bahwa orang lain, teman anda atau siapapun berbuat seperti itu. Mengapa itu bisa terjadi?
Jawabnya bisa macam macam. Mungkin anda merasa nyaman dengan pelayanan yang diberikan oleh pramuniaganya. Mungkin anda merasa nyaman dengan tempatnya. Mungkin anda merasa sreg berada di situ , entah karena apa.
Itulah yang disebut sebagai kekuatan identifikasi. Seorang yang berhasil diidentifikasi sebagai sahabat oleh pihak lain, akan mendapatkan kepercayaan dan sekaligus pemihakan. Dalam kondisi seperti itu pihak lain akan lebih bisa menerima gagasan-gagasan anda.
Dalam dunia marketing ada istilah “First they have to buy you and then your products.” Artinya jika konsumen telah “membeli” anda , maka mereka akan sukarela membeli produk produk anda. Negosiator sukses adalah negsiator yang berhasil dibeli oleh partnernya sehingga mudah bagi negosiator tersebut untuk menjual gagasan gagasannya kepada mereka.
Nah, setelah belajar sumber-sumber power dalam negosiasi, pasti anda tidak akan khawatir lagi menghadapi siapapun counterpart anda dalam perundingan. Tentu saja, masih banyak lagi sumber sumber power yang bisa digali oleh seorang negosiator

Negosiasi

Negosiasi

Tanpa kita sadari, setiap hari kita sesungguhnya selalu melakukan negosiasi. Negosiasi adalah sesuatu yang kita lakukan setiap saat dan terjadi hampir di setiap aspek kehidupan kita. Selain itu negosiasi adalah cara yang paling efektif untuk mengatasi dan menyelesaikan konflik atau perbedaan kepentingan.


Pengelola rubrik:
Aribowo Prijosaksono dan Roy Sembel

Aribowo Prijosaksono (email:aribowo_ps@hotmail.com) dan Roy Sembel (http://www.roy-sembel.com) adalah co-founder dan direktur The Indonesia Learning Institute – INLINE (http://www.inline.or.id), sebuah lembaga pembelajaran untuk para eksekutif dan profesional.


Kita memperoleh apa yang kita inginkan melalui negosiasi. Mulai dari bangun pagi, mungkin kita harus mengambil kesepakatan siapa yang harus menggunakan kamar mandi terlebih dahulu, kemudian apakah sopir harus mengantar isteri anda atau anda terlebih dahulu. Demikian pula di kantor misalnya kita melakukan negosiasi dalam rapat direksi, rapat staf, bahkan untuk menentukan di mana akan makan siang kita harus bernegosiasi dengan rekan sekerja kita.
Jadi kita semua pada dasarnya adalah negosiator. Beberapa dari kita melakukannya dengan baik, sedangkan sebagian lagi tidak pernah memenangkan negosiasi. Sebagian kita hanya menjadi pengikut atau selalu mengikuti dan mengakomodasi kepentingan orang lain. Negosiasi dilakukan oleh semua manusia yang berinteraksi dengan manusia lainnya. Mulai dari anak kecil sampai orang tua, semua lapisan dari kalangan sosial terbawah sampai dengan kaum elit di kalangan atas.
Negosiasi dilakukan mulai dari rumah, sekolah, kantor, dan semua aspek kehidupan kita. Oleh karena itu penting bagi kita dalam rangka mengembangkan dan mengelola diri (manajemen diri), untuk dapat memahami dasar-dasar, prinsip dan teknik-teknik bernegosiasi sehingga kita dapat melakukan negosiasi serta membangun relasi yang jauh lebih efektif dan lebih baik dengan siapa saja.
Kita bernegosiasi dengan siapa saja, mulai dari isteri atau suami, anak, orang tua, bos kita, teman dan relasi bisnis. Dan kegiatan negosiasi kita lakukan setiap saat setiap hari. Negosiasi dapat berupa apa saja – gaji kita, mobil dan rumah yang kita beli, biaya servis mobil, biaya liburan keluarga, dan sebagainya.
Negosiasi terjadi ketika kita melihat bahwa orang lain memiliki atau menguasai sesuatu yang kita inginkan. Tetapi sekedar menginginkan tidak cukup. Kita harus melakukan negosiasi untuk mendapatkan apa yang kita inginkan dari pihak lain yang memilikinya dan yang juga mempunyai keinginan atas sesuatu yang kita miliki. Sedangkan agar negosiasi dapat terjadi dengan sukses, kita harus juga bersiap untuk memberikan atau merelakan sesuatu yang bernilai yang dapat kita tukar dengan sesuatu yang kita inginkan tersebut.
Dalam buku Teach Yourself Negotiating, karangan Phil Baguley, dijelaskan tentang definisi NEGOSIASI yaitu suatu cara untuk menetapkan keputusan yang dapat disepakati dan diterima oleh dua pihak dan menyetujui apa dan bagaimana tindakan yang akan dilakukan di masa mendatang. Sedangkan negosiasi memiliki sejumlah karakteristik utama, yaitu:
1. senantiasa melibatkan orang – baik sebagai individual, perwakilan organisasi atau perusahaan, sendiri atau dalam kelompok;
2. memiliki ancaman terjadinya atau di dalamnya mengandung konflik yang terjadi mulai dari awal sampai terjadi kesepakatan dalam akhir negosiasi;
3. menggunakan cara-cara pertukaran sesuatu –baik berupa tawar menawar (bargain) maupun tukar menukar (barter);
4. hampir selalu berbentuk tatap-muka –yang menggunakan bahasa lisan, gerak tubuh maupun ekspresi wajah;
5. negosiasi biasanya menyangkut hal-hal di masa depan atau sesuatu yang belum terjadi dan kita inginkan terjadi;
6. ujung dari negosiasi adalah adanya kesepakatan yang diambil oleh kedua belah pihak, meskipun kesepakatan itu misalnya kedua belah pihak sepakat untuk tidak sepakat.

Manajemen Konflik
Karena setiap negosiasi memiliki potensi konflik dalam seluruh prosesnya, penting sekali bagi kita untuk memahami cara mengatasi atau menyelesaikan konflik. Untuk menjelaskan berbagai alternatif penyelesaian konflik dipandang dari sudut menang – kalah masing-masing pihak, ada empat kuadran manajemen konflik:

1. Kuadran Kalah-Kalah (Menghindari konflik)
Kuadran keempat ini menjelaskan cara mengatasi konflik dengan menghindari konflik dan mengabaikan masalah yang timbul. Atau bisa berarti bahwa kedua belah pihak tidak sepakat untuk menyelesaikan konflik atau menemukan kesepakatan untuk mengatasi konflik tersebut. Kita tidak memaksakan keinginan kita dan sebaliknya tidak terlalu menginginkan sesuatu yang dimiliki atau dikuasai pihak lain.
Cara ini sebetulnya hanya bisa kita lakukan untuk potensi konflik yang ringan dan tidak terlalu penting. Jadi agar tidak menjadi beban dalam pikiran atau kehidupan kita, sebaiknya memang setiap potensi konflik harus dapat segera diselesaikan.

2. Kuadran Menang-Kalah (Persaingan)
Kuadran kedua ini memastikan bahwa kita memenangkan konflik dan pihak lain kalah. Biasanya kita menggunakan kekuasaan atau pengaruh kita untuk memastikan bahwa dalam konflik tersebut kita yang keluar sebagai pemenangnya. Biasanya pihak yang kalah akan lebih mempersiapkan diri dalam pertemuan berikutnya, sehingga terjadilah suatu suasana persaingan atau kompetisi di antara kedua pihak.
Gaya penyelesaian konflik seperti ini sangat tidak mengenakkan bagi pihak yang merasa terpaksa harus berada dalam posisi kalah, sehingga sebaiknya hanya digunakan dalam keadaan terpaksa yang membutuhkan penyelesaian yang cepat dan tegas.

3. Kuadran Kalah-Menang (Mengakomodasi)
Agak berbeda dengan kuadran kedua, kuadran ketiga yaitu kita kalah – mereka menang ini berarti kita berada dalam posisi mengalah atau mengakomodasi kepentingan pihak lain. Gaya ini kita gunakan untuk menghindari kesulitan atau masalah yang lebih besar. Gaya ini juga merupakan upaya untuk mengurangi tingkat ketegangan akibat dari konflik tersebut atau menciptakan perdamaian yang kita inginkan.
Mengalah dalam hal ini bukan berarti kita kalah, tetapi kita menciptakan suasana untuk memungkinkan penyelesaian yang paripurna terhadap konflik yang timbul antara kedua pihak. Mengalah memiliki esensi kebesaran jiwa dan memberi kesempatan kepada pihak lain untuk juga mau mengakomodasi kepentingan kita sehingga selanjutnya kita bersama bisa menuju ke kuadran pertama.

4. Kuadran Menang-Menang (Kolaborasi)
Kuadran pertama ini disebut dengan gaya manajemen konflik kolaborasi atau bekerja sama. Tujuan kita adalah mengatasi konflik dengan menciptakan penyelesaian melalui konsensus atau kesepakatan bersama yang mengikat semua pihak yang bertikai. Proses ini biasanya yang paling lama memakan waktu karena harus dapat mengakomodasi kedua kepentingan yang biasanya berada di kedua ujung ekstrim satu sama lainnya.
Proses ini memerlukan komitmen yang besar dari kedua pihak untuk menyelesaikannya dan dapat menumbuhkan hubungan jangka panjang yang kokoh . Secara sederhana proses ini dapat dijelaskan bahwa masing-masing pihak memahami dengan sepenuhnya keinginan atau tuntutan pihak lainnya dan berusaha dengan penuh komitmen untuk mencari titik temu kedua kepentingan tersebut.

Negosiasi dengan Hati
Pada dasarnya negosiasi adalah cara bagaimana kita mengenali, mengelola dan mengendalikan emosi kita dan emosi pihak lain. Di sinilah seringkali banyak di antara kita tidak menyadari bahwa negosiasi sebenarnya lebih banyak melibatkan apa yang ada di dalam hati atau jiwa seseorang. Ini seperti gambaran sebuah gunung es, di mana puncak yang kelihatan merupakan hal-hal yang formal, tuntutan yang dinyatakan dengan jelas, kebijakan atau prosedur perusahaan, maupun hubungan atau relasi bisnis yang didasarkan pada hitungan untung rugi.
Sedangkan yang sering dilupakan dalam proses negosiasi adalah hal-hal yang tidak kelihatan, seperti misalnya hasrat, keinginan, perasaan, nilai-nilai maupun keyakinan yang dianut oleh individual yang terlibat dalam konflik atau yang terlibat dalam proses negosiasi. Hal-hal yang di dalam inilah justru seringkali menjadi kunci terciptanya negosiasi yang sukses dan efektif.
Negosiasi sebenarnya melibatkan tiga hal pokok yang kami sebut sebagai Negotiation Triangle, yaitu terdiri dari HEART (yaitu karakter atau apa yang ada di dalam kita yang menjadi dasar dalam kita melakukan negosiasi), HEAD (yaitu metoda atau teknik-teknik yang kita gunakan dalam melakukan negosiasi), HANDS (yaitu kebiasaan-kebiasaan dan perilaku kita dalam melakukan negosiasi yang semakin menunjukkan jam terbang kita menuju keunggulan atau keahlian dalam bernegosiasi).
Jadi sebenarnya tidaklah cukup melakukan negosiasi hanya berdasarkan hal-hal formal, kebijakan dan prosedur, atau teknik-teknik dalam negosiasi. Justru kita perlu menggunakan ketiga komponen tersebut yaitu: karakter, metoda dan perilaku.
Dalam banyak hal, negosiasi justru tidak terselesaikan di meja perundingan atau meja rapat formal, tetapi justru dalam suasana yang lebih informal dan relaks, di mana kedua pihak berbicara dengan hati dan memanfaatkan sisi kemanusiaan pihak lainnya. Karena pada dasarnya selain hal-hal formal yang ada dalam proses negosiasi, setiap manusia memiliki keinginan, hasrat, perasaan, nilai-nilai dan keyakinan yang menjadi dasar bagi setiap langkah pengambilan keputusan yang dilakukannya.

Langkah-langkah bernegosiasi
Persiapan
Langkah pertama dalam melakukan negosiasi adalah langkah persiapan. Persiapan yang baik merupakan fondasi yang kokoh bagi negosiasi yang akan kita lakukan. Hal tersebut akan memberikan rasa percaya diri yang kita butuhkan dalam melakukan negosiasi. Yang pertama harus kita lakukan dalam langkah persiapan adalah menentukan secara jelas apa yang ingin kita capai dalam negosiasi. Tujuan ini harus jelas dan terukur, sehingga kita bisa membangun ruang untuk bernegosiasi. Tanpa tujuan yang terukur, kita tidak memiliki pegangan untuk melakukan tawar-menawar atau berkompromi dengan pihak lainnya.
Hal kedua dalam persiapan negosiasi adalah kesiapan mental kita. Usahakan kita dalam kondisi relaks dan tidak tegang. Cara yang paling mudah adalah dengan melakukan relaksasi (sudah pernah kita bahas dalam edisi Mandiri 22). Bagi kita yang menguasai teknik pemrograman kembali bawah sadar (subconscious reprogramming) kita dapat melakukan latihan negosiasi dalam pikiran bawah sadar kita, sehingga setelah melakukannya berkali-kali secara mental, kita menjadi lebih siap dan percaya diri.

Pembukaan
Mengawali sebuah negosiasi tidaklah semudah yang kita bayangkan. Kita harus mampu menciptakan atmosfir atau suasana yang tepat sebelum proses negosiasi dimulai. Untuk mengawali sebuah negosiasi dengan baik dan benar, kita perlu memiliki rasa percaya diri, ketenangan, dan kejelasan dari tujuan kita melakukan negosiasi. Ada tiga sikap yang perlu kita kembangkan dalam mengawali negosiasi yaitu: pleasant (menyenangkan), assertive (tegas, tidak plin-plan), dan firm (teguh dalam pendirian). Senyum juga salah satu hal yang kita perlukan dalam mengawali sebuah negosiasi, sehingga hal tersebut akan memberikan perasaan nyaman dan terbuka bagi kedua pihak. Berikut ada beberapa tahapan dalam mengawali sebuah negosiasi:
a. Jangan memegang apa pun di tangan kanan anda ketika memasuki ruangan negosiasi;
b. Ulurkan tangan untuk berjabat tangan terlebih dulu;
c. Jabat tangan dengan tegas dan singkat;
d. Berikan senyum dan katakan sesuatu yang pas untuk mengawali pembicaraan.
Selanjutnya dalam pembicaraan awal, mulailah dengan membangun common ground, yaitu sesuatu yang menjadi kesamaan antar kedua pihak dan dapat dijadikan landasan bahwa pada dasarnya selain memiliki perbedaan, kedua pihak memiliki beberapa kesamaan yang dapat dijadikan dasar untuk membangun rasa percaya.

Memulai proses negosiasi
Langkah pertama dalam memulai proses negosiasi adalah menyampaikan (proposing) apa yang menjadi keinginan atau tuntutan kita. Yang perlu diperhatikan dalam proses penyampaian tujuan kita tersebut adalah:
a. Tunggu saat yang tepat bagi kedua pihak untuk memulai pembicaraan pada materi pokok negosiasi;
b. Sampaikan pokok-pokok keinginan atau tuntutan pihak anda secara jelas, singkat dan penuh percaya diri;
c. Tekankan bahwa anda atau organisasi anda berkeinginan untuk mencapai suatu kesepakatan dengan mereka;
d. Sediakan ruang untuk manuver atau tawar-menawar dalam negosiasi, jangan membuat hanya dua pilihan ya atau tidak;
e. Sampaikan bahwa ”jika mereka memberi anda ini anda akan memberi mereka itu – if you’ll give us this, we’ll give you that.” Sehingga mereka mengerti dengan jelas apa yang harus mereka berikan sebagai kompensasi dari apa yang akan kita berikan.
f. Hal kedua dalam tahap permulaan proses negosiasi adalah mendengarkan dengan efektif apa yang ditawarkan atau yang menjadi tuntutan pihak lain. Mendengar dengan efektif memerlukan kebiasaan dan teknik-teknik tertentu. Seperti misalnya bagaimana mengartikan gerakan tubuh dan ekspresi wajah pembicara. Usahakan selalu membangun kontak mata dengan pembicara dan kita berada dalam kondisi yang relaks namun penuh perhatian.

Zona Tawar Menawar (The Bargaining Zone)
Dalam proses inti dari negosiasi, yaitu proses tawar menawar, kita perlu mengetahui apa itu The Bargaining Zone (TBZ). TBZ adalah suatu wilayah ruang yang dibatasi oleh harga penawaran pihak penjual (Seller’s Opening Price) dan Tawaran awal oleh pembeli (Buyer’s Opening Offer). Di antara kedua titik tersebut terdapat Buyer’s Ideal Offer, Buyer’s Realistic Price dan Buyer’s Highest Price pada sisi pembeli dan Seller’s Ideal Price, Seller’s Realistic Price dan Seller’s Lowest Price pada sisi pembeli.
Kesepakatan kedua belah pihak yang paling baik adalah terjadi di dalam wilayah yang disebut Final Offer Zone yang dibatasi oleh Seller’s Realistic Price dan Buyer’s Realistic Price. Biasanya kesepakatan terjadi ketika terdapat suatu overlap antara pembeli dan penjual dalam wilayah Final Offer Zone.

Membangun Kesepakatan
Babak terakhir dalam proses negosiasi adalah membangun kesepakatan dan menutup negosiasi. Ketika tercapai kesepakatan biasanya kedua pihak melakukan jabat tangan sebagai tanda bahwa kesepakatan (deal or agreement) telah dicapai dan kedua pihak memiliki komitmen untuk melaksanakannya.
Yang perlu kita ketahui dalam negosiasi tidak akan pernah tercapai kesepakatan kalau sejak awal masing-masing atau salah satu pihak tidak memiliki niat untuk mencapai kesepakatan. Kesepakatan harus dibangun dari keinginan atau niat dari kedua belah pihak, sehingga kita tidak bertepuk sebelah tangan.
Karena itu, penting sekali dalam awal-awal negosiasi kita memahami dan mengetahui sikap dari pihak lain, melalui apa yang disampaikan secara lisan, bahasa gerak tubuh maupun ekspresi wajah. Karena jika sejak awal salah satu pihak ada yang tidak memiliki niat atau keinginan untuk mencapai kesepakatan, maka hal tersebut berarti membuang waktu dan energi kita. Untuk itu perlu dicari jalan lain, seperti misalnya: conciliation, mediation dan arbitration melalui pihak ketiga.
Demikian sekilas mengenai negosiasi, yang tentunya masih banyak hal lain yang tidak bisa dikupas dalam artikel pendek. Yang penting bagi kita selaku praktisi Mandiri, kita harus tahu bahwa negosiasi bukan hal yang asing.
Setiap kita adalah negosiator dan kita melakukannya setiap hari setiap saat. Selain itu negosiasi memerlukan karakter (artinya menggunakan seluruh hati dan pikiran kita), memerlukan penguasaan metoda atau pun teknik-tekniknya dan memerlukan kebiasaan dalam membangun perilaku bernegosiasi yang baik dan benar. (*)

Tujuh Perceraian Gara-gara Facebook

Facebook menciptakan candu bagi lebih 500 juta orang di dunia. Di balik sejuta manfaat yang ditawarkan, situs jejaring sosial ini membuka ruang bagi mereka yang tak bertanggung jawab untuk berlaku jahat, seperti selingkuh.

Berdasar penelitian Divorce Online 2009, satu dari setiap lima kasus gugatan perceraian dipicu Facebbok. Situs yang bisa mempertemukan teman lama ini dianggap meningkatkan godaan berselingkuh dan pemicu kehancuran pernikahan.

1. Ketahuan menikah dengan wanita lain
Lynn France, seorang istri yang mencurigai suaminya berselingkuh. Ia menemui suaminya benar-benar menikah dengan wanita lain melalui pencarian foto di Facebook. Hal yang ia lakukan adalah mengetik nama wanita yang ia percaya adalah selingkuhan suaminya, John.

Ia tercengang mendapati satu album berisi sekitar 200 foto pernikahan suaminya dengan wanita lain di Disney World. Suaminya berdandan ala Prince Charming, dan sang wanita bak Sleeping Beauty.

Kecurigaan Lynn muncul ketika suaminya mulai sering meninggalkan rumah dengan alasan perjalanan bisnis. Kecurigaan tak terbendung ketika suaminya mengaku ke China tanpa membawa paspor. Atas saran sahabatnya, ia lalu mencaritahu lewat Facebook. Konflik itu berujung pada perceraian. Suaminya bahkan membawa kabur anak-anaknya untuk diajak hidup bersama istri barunya.

2. Menggoda wanita muda yang ternyata istrinya
Stephanie Davies berusia 30 tahun, tetapi ia pandai bermain peran sebagai gadis 21 tahun di dunia maya. Ia menyamar sebagai Laura Willsham untuk menguji kesetiaan suaminya, Simon Oldham,44, yang ia curigai suka bermain mata dengan wanita lain.

Dengan akun palsu itu, ia kemudian menjadikan suaminya sebagai 'teman' di Facebook. Simon masuk perangkap dan mulai melancarkan serangkaian rayuan. Ia pun mengatur pertemuan dengan Laura.

Mereka akhirnya bertemu dan Simon baru sadar bahwa Laura adalah istrinya. Pasangan ini kemudian bercerai. Delapan minggu kemudian, Simon menikah dengan seorang wanita asal Australia, yang pernah ia katakan kepada Laura sebagai wanita 'sekali pakai'.

3. Terpikat teman lama
Joseph Richardson membunuh istrinya, Janette, setelah mengetahui kalau wanita yang dicintainya itu akan meninggalkannya demi pria lain. Dia menusuk dan memukuli isterinya hingga tewas, setelah istrinya mengaku ingin meninggalkannya karena terpikat teman lama yang ditemui di Facebook.

Joseph lalu menelepon pria bernama Graham Walker, pria idaman istrinya di Inggris, sesaat setelah pembunuhan. Ia berkata, "Anda akan merasa seperti yang saya rasakan dalam beberapa jam."

4. Dibunuh karena status 'single'
Seorang suami menusuk istrinya hingga tewas melalui serangan 'gila', setelah menemukan sang istri mengubah status Facebook-nya menjadi 'single'. Edward Richardson, sedang mabuk kokain dan alkohol ketika ia berjalan ke rumah orangtuanya dan menggunakan pisau untuk membunuh Sarah Richardson, saat ia berbaring di tempat tidur. Ia menikam istrinya dan menghancurkan rusuknya. Dia juga menderita luka tusukan di jantung dan sayatan di aorta.

5. Berhubungan dengan wanita bersuami
Bagian kiri tubuh Awais Akram, 25, rusak parah setelah menjadi sasaran pembalasan akibat hubungan terlarangnya dengan Sadia Khatoon, yang ditemuinya di Facebook. Sadia sudah memiliki suami.

Ketika suami dan keluarga Sadia mengetahuinya, mereka segera menyeret Akram keluar dari apartemennya dan menuangkan asam sulfat pekat di atas kepalanya. Akram menderita luka bakar 47 persen. Kakak Sadia, Mohammed Vakas, mengakui bertanggung jawab atas luka di tubuh Akram atas instruksi suami Sadia, Abassi, yang berada di sebuah kamar hotel.

6. Dicampakkan di Facebook
Pemain bola Michael Chopra berpisah dari istrinya tujuh bulan setelah ia dicampakkan di Facebook. Heather Swan, 24, membiarkan suaminya tahu pernikahan mereka berakhir dengan mengubah status menjadi 'single' dalam sebuah situs jejaring sosial. Pernikahan mereka di Orchardleigh House, sebuah hotel mewah di Somerset dengan £250 ribu hancur hanya dengan perubahan status di internet.

7. Kecelakaan karena perubahan status istri
Lauren Booth tidak berpikir apa-apa terkait perubahan profilnya di Facebook dari menikah menjadi 'single'. Hanya berselang 48 jam kemudian perubahan informasi itu sampai ke telinga suaminya yang tengah bersantai di sebuah bar. Dalam kondisi kalut mendengar informasi itu, suaminya bergegas pulang mengendarai motor hingga kahirnya celaka dan dua minggu koma di rumah sakit.